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22. Juni 2020

Meine besten Business-Tools für Selbstständige und Unternehmer

Viele Business Tools für bessere Workflows, Social Media, Buchhaltung oder Marketing richten sich vor allem an größere Unternehmen. Für Einzelunternehmer und kleinere Firmen sind sie meist überdimensioniert und oft auch sehr hochpreisig. Deswegen möchte ich dir in diesem Beitrag eine Übersicht an Business Tools aufzeigen, die sich vor allem an kleinere Unternehmen richten.

Alle folgenden Tools haben wir entweder selbst in Verwendung oder nutzen sie für unsere Kunden. Wenn du also Fragen zu den einzelnen Tools hast oder Support bei der Einrichtung haben möchtest, dann kannst du dich gerne bei uns melden.

Für viele der Tools haben wir auch eine Agenturlizenz. Daher können wir diese Tools für unsere Kunden zu günstigeren Konditionen bereitstellen. Wenn das jetzt kein Grund ist, dich endlich mal bei uns zu melden...

Doch nun genug in eigener Sache. Hier kommen 28 Tool-Empfehlungen, die dich und dein Business voranbringen und dir (teilweise) durch Automatisierung mehr Zeit für das Wesentliche schenken! 

Meine besten Business-Tools für Selbstständige und Unternehmer

Optimiere deinen Workflow und deine Buchhaltung

Rechnungen und Angebote schreiben mit Papierkram

Papierkram ist ein Tool, mit dem du deine Buchhaltung machen kannst. Du kannst Angebote erstellen und Rechnung schreiben. Außerdem kannst du auch die Zeiterfassung nutzen und Mahnungen erstellen.

Aifinyo - mehr Liquidität durch Factoring

Beim Factoring werden deine Rechnungen vom Factoring Anbieter vorfinanziert (Du bekommst innerhalb von wenigen Tagen dein Geld ausbezahlt!) und deine Kunden überweisen den Rechnungsbetrag gemäß Zahlungsziel an den Factoring Anbieter.


Viele Factoring Unternehmen arbeiten nur mit größeren Kunden. Bei Aifinyo ist das anders. Sie richten sich explizit auch an kleinere Unternehmen. Außerdem kümmert sich Aifinyo um Mahnungen und nach Absprache auch um das Inkasso.

Factoring bietet viele Vorteile! Fast jeder kennt ja die Kunden, die sich mit dem Bezahlen viel Zeit lassen. Und Mahnungen schreiben macht auch wenig Spaß. Ich würde jedenfalls auf Aifinyo mittlerweile nicht mehr verzichten wollen und meine Liquidität dankt es mir.

Lohnabrechnung mit Sage

Wenn du deine ersten Mitarbeiter eingestellt hast, dann stellt sich automatisch die Frage nach der Abrechnung der Mitarbeiter. Dabei führt dich Sage einfach durch den Abrechnungsprozess und unterstützt dich auch bei der Grundeinrichtung. Zudem können alle Meldungen automatisch von Sage verschickt werden.


Sage eignet sich gut für dich, wenn du deine Abrechnung erstmal selber machen möchtest und bisher wenig Ahnung von dieser Materie hast.

Rescue Time

Gehörst du zu den Leuten, die kontinuierlich zu wenig Zeit haben? Wenn du viel am Rechner arbeitest, dann wirf einmal einen Blick in Rescue Time. Mit diesem Tool kannst du tracken, wie viel Zeit du mit welchen Programmen verbringst. Zum Beispiel kannst du genau sehen, wie lange du in Social Media unterwegs bist. Bei den einzelnen Programmen kannst du festlegen, ob sie zu den Programmen zählen, die dich produktiv machen oder zu denen, die dich nur ablenken. 


Rescue Time gibt es für den Desktop Rechner und für dein Smartphone. Es gibt eine kostenlose Version und eine kostenpflichtige mit umfangreicheren Tracking-Funktionen.

Meine besten Business-Tools für Selbstständige und Unternehmer

Arbeiten in kleinen Teams

Projekte koordinieren mit Asana

Wenn deine Teams größer werden, dann steigt auch die Anzahl der Projekte. Was man vorher noch gut mit Zettel und Stift oder dem Kalender organisieren konnte, wird jetzt einfach zu viel.

Mit Asana behältst du den Überblick und kannst ein Paket passend zu deinem individuellen Bedarf wählen. Dazu gibt es unterschiedliche Funktionen zur Darstellung deiner Projekte. Du kannst Aufgaben und Unteraufgaben definieren und diese deinen Mitarbeitern zuweisen. 

Zeiterfassung mit Toggl

Mit Toggl kannst du deine Zeiten tracken. Gerade wenn du Mitarbeiter hast oder mit einem kleinen Team arbeitest, musst du deine Projekte ja trotzdem sauber abrechnen können. Toggl ist eine kleine App, die du an deinem Rechner installieren kannst. Wenn du mit einem neuen Projekt startest, kannst du einfach einen neuen Kunden anlegen und eine jeweilige Beschreibung der aktuellen Aufgabe angeben. Wenn du länger keine Aktion am Rechner vornimmst, dann fragt Toggl, ob diese Zeit trotzdem getrackt werden soll oder nicht.

Toggl kann dich auch mit einem kleinen Pop-up an die Zeiterfassung erinnern, was bei einer leichten Neigung zur Vergesslichkeit sehr hilfreich ist. Es ist außerdem möglich Toggl zum Beispiel mit Asana zu verknüpfen.

Google Drive als Cloud Speicher

Zugriff auf deine Daten egal wo du oder deine Mitarbeiter gerade sind. Gerade in Zeiten des Home-Office und flexiblerer Arbeitsmodelle, wird Cloud Speicher immer wichtiger. Bei größeren Datenmengen ist es notwendig die kostenpflichtige Version von Google Drive zu nutzen. Dabei kaufst du nicht nur Google Drive, sondern die G-Suite von Google. Darin hast du noch wesentlich mehr Funktionen als den Cloud Speicher. Zum Beispiel kannst du auch Google Formulare nutzen, was für Umfragen, Tests oder Formulare zum Onboarding von neuen Kunden oder Mitarbeitern sehr praktisch ist. 

Meine besten Business-Tools für Selbstständige und Unternehmer

Social Media Tools

Posts planen und nach Zeitplan teilen mit Buffer

Mit Buffer kannst du deine Social Media Postings für verschiedene Netzwerke planen und automatisch zu festgelegten Zeiten teilen. In der kostenfreien Version kannst du 3 Social Media Accounts hinzufügen und 10 Beiträge planen. Buffer unterstützt die sozialen Netzwerke Facebook, Instagram, LinkedIn und Twitter. Wenn du mehrere soziale Plattformen nutzt, dann kannst du mit Buffer Zeit sparen, weil du dich nicht mehr in jeder Plattform extra einloggen musst um etwas zu posten.

Blog2Social - Teile deine Blogposts direkt aus WordPress

Direkt aus deinem WordPress heraus Beiträge auf Social Media posten? Genau das geht mit Blog2Social. Du kannst direkt in WordPress deinen Beitrag auswählen, ein passendes Bild hinzufügen und einen Teaser Text ergänzen. Blog2Social ist kompatibel mit diversen Netzwerken wie zum Beispiel Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Xing und viele mehr. Du hast die Möglichkeit auf deinem privaten Profil zu posten, auf deiner Unternehmensseite und in Gruppen.

Grafiken erstellen mit Canva

Mit Canva kannst du Grafiken für Social Media und andere Einsatzzwecke erstellen. Es ist relativ einfach in der Bedienung und richtet sich damit vor allem an Menschen, die keine gelernten Designer. Wir erstellen zum Beispiel Vorlagen für unsere Kunden in Canva. Diese können unsere Kunden dann selbst verändern und haben trotzdem ein professionelles Design im Rahmen ihres Corporate Designs. Für unsere eigene Designs nutzen wir Canva nicht, denn für professionelle Designer gibt es bessere und umfangreichere Software. Wenn du aber selbst Grafiken erstellen möchtest, dann ist Canva das Tool deiner Wahl.

Meine besten Business-Tools für Selbstständige und Unternehmer

Plugins/Themes für deine WordPress-Website

Umfangreiche Websites mit Thrive Themes

Thrive Themes ist ein Bundle aus diversen nützlichen Plugins und Themes für WordPress. Wir haben in den letzten Jahren mit vielen Themes und Pagebuildern (z. B. Divi, BeTheme, The7, Elementor, Visual Composer, etc.) gearbeitet. Doch keines dieser Tools konnte uns so überzeugen wie Thrive Themes. Denn dieses ist extrem umfangreich und vor allem auf conversionstarke Websites ausgerichtet.

Thrive Themes bietet die Möglichkeit mit Thrive Architect als Visual-Page-Builder Seiten und Beiträge zu gestalten. Du kannst Elemente wie Texte oder Bilder und ganze Seitenabschnitte via Drag and Drop verschieben und hast die volle Kontrolle über die Ansicht deiner Website auf Smartphones und Tablets (Responsive Webdesign). Zudem kannst du Quizze, Onlinekurse, Pop-Ups und Splittests erstellen. Alles mit nur einem Tool! Dazu gibt es diverse (englische, aber sehr gut verständliche) Videotutorials und einen Support, der sehr schnell auf Anfragen reagiert. 

Wir haben eine Agenturlizenz für Thrive Themes und können dadurch unseren Kunden günstigere Konditionen für Thrive Themes anbieten. Wenn das auch interessant für dich ist und du sowieso jemanden für die Erstellung oder Optimierung deiner WordPress Website suchst, dann melde dich gerne bei uns. 

Yoast SEO

Das wohl meist verbreitete Plugin für die Suchmaschinenoptimierung in WordPress. Auch mit der kostenlosen Version bekommst du hiermit ein Tool an die Hand, was es dir ermöglicht deine Webseite für die Suchmaschinen zu optimieren und dadurch im Internet besser auffindbar zu sein.

Du kannst bei einzelnen Seiten und Beiträgen Keywords festlegen und Yoast SEO gibt dir konkrete Tipps, wie du deine Seite für diese Keywords noch weiter verbessern kannst. Außerdem kannst du Weiterleitungen einrichten, wenn sich zum Beispiel eine bereits veröffentlichte URL verändert hat und du den Nutzer trotzdem auf die richtige Seite führen möchtest. Yoast SEO hat außerdem weitere Ergänzungen für regionale Suchmaschinenoptimierung oder auch für Video SEO.

WP Staging

Mit WP Staging kannst du eine Test-Umgebung für deine Website einrichten. So kannst du Änderungen an deiner Website vornehmen, ohne dass diese sofort sichtbar auf deiner live geschalteten Website sind. Das ist vor allem bei größeren Änderungen (zum Beispiel einem neuen Theme) oder Updates sehr praktisch. Wer einmal durch fehlerhafte Updates eine nicht funktionierende Live-Website hatte, der weiß wie unschön das ist. In der Test-Umgebung kannst du ganz entspannt Änderungen und Updates machen und erst wenn alles wirklich funktioniert, überträgst du mit einem Klick die Test-Website auf die Live-Website.

Borlabs Cookie

Wenn du rechtlich auf der absolut sicheren Seite sein möchtest, dann solltest du deinen Website Besuchern die Möglichkeit geben aktiv in das Setzen von Cookies einzuwilligen. Genau dafür kannst du Borlaps Cookie nutzen. Es ist einfach einzurichten und fragt bei deinen Website Besuchern vor der Übertragung von Daten an deine Analyse Tools (Google Analytics, Facebook Pixel,...) um deren Erlaubnis.

Updraft Plus

Dieses Tool ermöglicht dir Backups von deiner Website. Backups solltest du immer machen, bevor du Updates oder größere Änderungen an deiner Website machst. Das erstellte Backup kannst du auf deinen Rechner herunterladen oder direkt bei einem Cloudservice wie Google Drive oder Dropbox speichern.

Shariff Wrapper

Mit dem Plugin Shariff Wrapper kannst du deinen Beiträgen, Produkten oder Seiten Buttons zum Teilen bereitstellen. Das Besondere dabei? Die meisten Plugins zum Teilen senden sofort beim Aufruf deiner Webseite Daten an die jeweiligen sozialen Netzwerke. Das ist seit dem Inkrafttreten der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) in der EU nicht mehr erlaubt.

Mit dem Shariff Wrapper passiert das nicht und du kannst Teilen-Buttons damit rechtssicher auf deiner Website einbinden. Das Plugin unterstützt aktuell (Stand 6/2020) 32 Dienste wie zum Beispiel Facebook, LinkedIn, Xing, Twitter, Buffer, AddThis, Telegram und WhatsApp.

Meine besten Business-Tools für Selbstständige und Unternehmer

Noch mehr praktische Business Tools für dich!

IFTTT

IFTTT steht für „If this then that“ und ermöglicht dir Automationen zwischen verschiedenen Apps, Devices und sozialen Netzwerken. Du kannst zum Beispiel eine Automation einrichten, die deine geposteten Instagram Fotos automatisch deiner Pinterest Sammlung hinzufügt. Auch für Google Home oder Alexa stehen verschiedene Automationen bereit. Oder du lässt dich via Benachrichtigung daran erinnern ein Glas Wasser zu trinken, wenn du dazu neigst zu wenig zu trinken. IFTTT kannst du für diverse Bereiche benutzen. Schau einfach mal rein und vereinfache deinen Alltag mit den Automationen, die für dich hilfreich sind.

Digistore24

Du möchtest, dass andere Menschen gegen eine Provision dein Produkt oder deine Dienstleistung bewerben? Oder du möchtest selbst Produkte von anderen bewerben und damit Geld verdienen? Genau das kannst du mit Digistore24 machen. Dabei kümmert sich der Anbieter um die Rechnungsstellung und Provisionsauszahlung.

Der Produkthersteller, der über die Digistore24 seine Produkte bewerben lässt, nennt sich Vendor. Die Vertriebspartner werden Affiliates genannt. Auf dem plattformeigenen Marktplatz können Anbieter ihre Produkte vorstellen und Vertriebspartner Produkte auswählen, die sie gern vermarkten möchten. Dieser Vertriebsweg wird Affiliate Marketing genannt. Vielleicht hast du davon ja schon mal gehört und möchtest es gerne einmal selbst ausprobieren.

You can book me

Mit You can book me kannst du deinen Kunden die Möglichkeit geben online Termine zu buchen. Die Plattform wird mit deinem Kalender (Google oder Microsoft Kalender) verknüpft und dein Kunde kann nur freie Zeitfenster buchen.

Du kannst Termine mit unterschiedlichen Zeiteinheiten anlegen, wie z. B. 30 Min. für ein Erstgespräch oder 60 Min. für eine Coaching Session. Auch direkte Abrechnungen (z. B. via Stripe) sind mit You can book me möglich.

Newsletter mit Active Campaign 

(ab 9 €/Monat)

Mit Active Campaign kannst du Newsletter erstellen und verschicken. Vor Active Campaign haben wir mit Mailchimp gearbeitet, was wir auch noch für einige Kunden im Einsatz haben.


Active Campaign überzeugt besonders mit einer gut strukturierten Oberfläche, der Möglichkeit zur Nutzung von Tags und der Funktion zur Automatisierung. Gerade letztere findet sich selten auch in den günstigen Versionen von Newsletteranbietern. Damit kann Active Campaign vor allem bei Selbstständigen und kleineren Unternehmen punkten, die ihr Newsletter Marketing gerne automatisieren möchten.

Adobe Stock

Du möchtest für deine Website, für deine Werbung oder für Social Media professionelle Fotos, Grafiken oder Videos nutzen? Adobe Stock ist einer der größten Anbieter für sogenannte Stockfotos. Sicher ist es schöner mit eigenen Fotos zu arbeiten, die deinem Business einen individuellen Look geben, doch nicht bei jedem ist genug Zeit oder ausreichend Budget für ein Fotoshooting vorhanden. Bei Adobe Stock findest du eine große Auswahl an Bildern von Fotografen, Illustrationen sowie Vektorgrafiken von professionellen Designern und Videos.

Tool-Tipp: Wenn du häufiger Bilder brauchst, dann lohnt es sich eines der Abo-Modelle zu nutzen, statt einzelne Bild Lizenzen zu kaufen.

Evernote

In Evernote kannst du verschiedene digitale Notizbücher mit Notizen erstellen. Diese kannst du mit deinem Team oder Projektpartnern teilen. Du kannst auch Bilder und Grafiken einbinden oder Websites, die du dir merken möchtest, und PDFs zu Evernote hinzufügen.

Ein relativ unbekanntes, aber sehr praktisches Feature ist, dass du in Evernote auch abfotografierte, handschriftliche Notizen einbinden und nach Stichworten durchsuchen kannst. Evernote erkennt also deine Handschrift und macht deine handschriftlichen Notizen durchsuchbar. Wenn du also - wie ich - viele Zettel mit Notizen hast und Probleme dabei hast die Notiz wieder zu finden, die du gerade brauchst, dann kann Evernote dein Leben maximal verbessern.

Mouseflow

Wenn du deine Website mit Mouseflow verknüpfst, dann werden die Aktivitäten deiner Website Besucher anonym aufgezeichnet. So kannst du genau sehen, was deine Besucher auf deiner Seite machen. Mouseflow kann dir also dabei helfen deine Conversion Rate zu steigern und Schwachstellen auf deiner Website zu identifizieren.

Außerdem bietet Mouseflow so genannte Website Heatmaps, auf denen Bereiche deiner Website farblich markiert werden, in denen wenig oder viel Interaktion mit deinen Websitebenutzern stattfindet. So findest du heraus, welche Bereiche die Aufmerksamkeit der Besucher besonders auf sich ziehen und kannst Bereiche korrigieren, die nicht so ankommen, wie du es dir wünscht. Mit Mouseflow kannst du also die Usability (Benutzerfreundlichkeit) deiner Website optimieren.

Audible - da gibt es was auf die Ohren!

Mit Hörbüchern von Audible habe ich bereits zwei Monate und 12 Tage meines Lebens verbracht. Über 80% meiner Hörbücher sind Business Hörbücher, die ich beim Autofahren, beim Aufräumen oder vor dem Schlafen gehen höre. Wenn du also auch so ein Wissensjunkie bist wie ich, dann empfehle ich dir unbedingt die Nutzung von Audible. Du zahlst dafür 9,95 € im Monat für ein Hörbuch und kannst jederzeit monatlich kündigen, wenn dir die App doch nicht gefallen sollte. Natürlich finden sich dort auch viele Hörbücher ohne Business Kontext, wenn du einfach mal etwas abschalten möchtest. 


Hörbuch-Empfehlungen: Meine Top 17 Business Hörbücher für Unternehmer. 

Skoobe

Skoobe ist praktisch das Pendant zu Audible, nur dass du mit diesem Tool keine Hörbücher hörst, sondern EBooks lesen kannst. Die EBooks kaufst du nicht, sondern kannst bis zu fünf Bücher gleichzeitig leihen. 

Es gibt ein Basic, ein Standard und ein Partner Abo. Ich empfehle dir das Standard Abo, weil du damit nicht nur auf 300.000 Bücher aus der Rubrik Unterhaltung und Sachbuch zugreifen kannst, sondern auch auf über 40.000 Fachbücher. Das Standard Abo kostet 14,99€ und ist monatlich kündbar.

Für Vielleser, die das Lesen am Bildschirm nicht scheuen, also ein absoluter Geheimtipp!

Seobility

Seobility ist ein vergleichsweise günstiges Tool für deine Suchmaschinenoptimierung. Du kannst damit deine eigene Website analysieren lassen und bekommst konkrete Tipps, wie du deine Seite für ein besseres Ranking optimieren kannst.

Außerdem zeigt Seobility dir mit welcher Platzierung auf Google deine Seiten und Beiträge aktuell ranken. Du willst wissen zu welchen Keywords deine Wettbewerber ranken und wie ihr Ranking auf Google ist?  Auch das kannst du mit Seobility! Zum Testen bietet Seobility eine kostenlose Basisversion mit eingeschränkten Funktionen an. Schau einfach mal rein und sorge dafür, dass deine Website nicht nur existiert, sondern auch gefunden wird.

E-Recht 24

Als Mitglied bei E-Recht 24 kannst du eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung, ein Impressum für deine Website/Facebook und einen Disclaimer generieren. Dazu werden Generatoren bereitgestellt, die deine Daten abfragen und dich so durch die Erstellung leiten.

Für einfache Websites ist dieses Tool sehr praktisch. Wenn du einen Shop hast, dann empfehle ich dir allerdings unbedingt die Beratung durch einen Anwalt. Denn gerade für Shopbetreiber gibt es eine Menge rechtliche Fallstricke, die auch sehr schnell teuer werden können.

100% Rechtssicherheit und Haftung wie bei einem Anwalt bietet E-Recht 24 nicht. Doch bevor du via Copy & Paste Rechtstexte bei anderen Websites klaust, nutze lieber E-Recht 24. Da dieses „Klauen“ nicht selten vorkommt, möchte ich hier noch darauf hinweisen, dass insbesondere die Datenschutzerklärung immer individuell für jede Website erstellt werden muss. Denn jedes verwendete WordPress-Plugin (und dessen Funktionsweise), welches datenschutzrelevant ist, muss in der Datenschutzerklärung aufgeführt werden. Und da andere Websites meist auch andere Plugins nutzen, kannst du eben die Datenschutzerklärung nicht einfach so kopieren.

Grover

Das Unternehmen Grover bietet Computer, Kameras, Handys, Tablets und sogar Drohnen zur Miete an. Die Produkte kannst du nach deiner gewählten Laufzeit einfach zurückgeben oder für einen kleinen Betrag kaufen. Ich habe hier zum Beispiel meine Systemkamera von Canon gemietet und bin sehr zufrieden mit dem Service.

* Die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Links sind Affiliate Links. Das bedeutet, das wir eine kleine Provision bekommen, wenn du etwas kaufst. Der Endpreis für dich bleibt gleich.


Autorin

Daniela Breyer

Expertin für Markendesign. Denkerin und Unternehmerin. Inhaberin von Red Tiger Design. Ich arbeite seit 2007 mit Kunden aus kleinen und mittelständischen Betrieben. Dabei interessiert mich vor allem die Entwicklung von Marken mit einer persönlichen, unverwechselbaren Note. Außerdem macht es mir einfach super viel Spaß live dabei zu sein, wenn Menschen ihre Lebensträume verwirklichen und genau das tun können, was sie wirklich wollen.

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